Vom Vertrieb zur fertigen Rechnung ohne manuelle Übergabe
Im B2B-Vertriebsprozess unseres Kunden wurden Deals strukturiert durch verschiedene Pipeline-Phasen geführt. Nach dem Abschluss begann jedoch ein manueller und fehleranfälliger Ablauf: Rechnungen mussten separat im Buchhaltungssystem erstellt werden.
In diesem Projekt haben wir den gesamten Rechnungsprozess zwischen HubSpot, LexWareOffice und make.com vollständig automatisiert – von der Phasenänderung bis zur fertigen PDF-Rechnung.
Projektprofil
Branche: B2B Dienstleistung / KMU
Systeme: CRM und Buchhaltung
Automatisierungsplattform: make.com
Projektziel: Vollautomatische Rechnungserstellung aus dem Vertriebsprozess
Prozessdauer vorher: 5 bis 10 Minuten pro Rechnung
Prozessdauer nachher: Wenige Sekunden
Ausgangslage
Nach Abschluss eines Deals musste das Team manuell in das Buchhaltungssystem wechseln, Kontakte suchen oder neu anlegen, Rechnungsdaten übertragen, die Rechnung erzeugen, als PDF herunterladen, intern weiterleiten und anschließend den Deal-Status im CRM aktualisieren.
Dieser Ablauf dauerte pro Rechnung zwischen fünf und zehn Minuten. Zusätzlich entstanden regelmäßig Fehler wie doppelte Kontakte, vergessene Rechnungen oder nicht aktualisierte Deal-Phasen. Vertrieb und Buchhaltung arbeiteten nicht synchron.
Ziele des Projekts
Ziel war es, den Rechnungsprozess vollständig zu automatisieren, strukturiert aufzusetzen und klar rollenbasiert zu trennen.
- Automatische Rechnungserstellung bei Phasenwechsel
- Eliminierung manueller Dateneingaben
- Vermeidung doppelter Kontakte
- Synchronisierung von Vertrieb und Buchhaltung
Lösungskonzept
Trigger über Pipeline-Phase
Sobald ein Deal in die definierte Rechnungsphase verschoben wird, erkennt make.com die Änderung anhand der internen Phasen-ID und startet automatisch das Szenario.
Intelligente Kontaktsynchronisation
Relevante Daten werden aus HubSpot übernommen. In LexWareOffice wird geprüft, ob der Kontakt bereits existiert. Falls nicht, wird er automatisch angelegt. Doppelte Datensätze werden systemseitig verhindert.
Automatische Rechnung und Status-Update
Die Rechnung wird erstellt, als PDF generiert und intern zur Vorprüfung bereitgestellt. Anschließend wird der Deal automatisiert in die nächste Phase verschoben.
Umsetzung
1. Definition der Rechnungsphase im CRM
2. Einrichtung des Automatisierungstriggers
3. API-Anbindung an das Buchhaltungssystem
4. Logik zur Kontaktprüfung und automatischen Erstellung
5. Automatische PDF-Generierung und interne Benachrichtigung
6. Automatisches Verschieben des Deals in die Folgephase
Ergebnisse
90%+
Zeitersparnis pro Rechnung
0
Doppelte Kontakte
100%
Synchronisierte Pipeline
Sekunden
Statt Minuten pro Rechnung
Der Rechnungsprozess unseres Kunden läuft nun vollständig automatisiert. Der Vertrieb benötigt keinen direkten Zugriff mehr auf das Buchhaltungssystem. Dadurch konnten Lizenzkosten reduziert und Finanzdaten klar getrennt werden.
Fehlerquellen wie vergessene Rechnungen oder inkonsistente Deal-Status gehören der Vergangenheit an. Die Pipeline bleibt sauber, transparent und jederzeit nachvollziehbar.
Veränderung im Alltag
Vorher
Manuelle Systemwechsel, Dateneingaben, PDF-Downloads, Statuskorrekturen und regelmäßige Abstimmungen zwischen Vertrieb und Buchhaltung.
Nachher
Ein einfacher Phasenwechsel im CRM löst den gesamten Rechnungsprozess aus. Alle Schritte laufen automatisiert im Hintergrund – schnell, sicher und strukturiert.
Automatisierung im Rechnungsprozess strategisch nutzen
Für unseren Kunden bedeutete dieses Projekt mehr als nur Zeitersparnis. Die Automatisierung hat klare Zuständigkeiten geschaffen, Prozesse standardisiert und die Datenqualität nachhaltig verbessert.
Eine strukturierte Analyse der bestehenden Pipeline und Buchhaltungsprozesse war der erste Schritt. Darauf aufbauend wurde die Automatisierung passgenau entwickelt und implementiert – skalierbar und zukunftssicher.
