Bevor Unternehmen über KI, Automatisierung oder neue Software sprechen, müssen sie ihre eigenen Prozesse verstehen. Genau deshalb fand mit einem Finanzdienstleister mit rund 60 Mitarbeitenden ein zweistündiger Workshop statt. Ziel war die gemeinsame Erstellung eines detaillierten Flussdiagramms, das künftig als Grundlage für alle Automatisierungs- und KI-Projekte dient.
Bereits während des Workshops entstanden zahlreiche Aha-Momente, die den eigentlichen Mehrwert weit über das Flussdiagramm hinausgehen ließen.
Projektprofil
Finanzdienstleister
Ca. 60 Mitarbeitende
2 Stunden Prozessanalyse
Grundlage für KI und Automatisierung schaffen
Ausgangslage
Viele Unternehmen glauben, ihre Prozesse zu kennen. Im Workshop zeigte sich jedoch schnell, dass zahlreiche Abläufe auf Annahmen statt auf dokumentiertem Wissen beruhen.
Eine der größten Erkenntnisse war, dass der Geschäftsführer bei vielen Aufgaben davon ausging, dass sie selbstverständlich erledigt werden. Tatsächlich waren diese Erwartungen jedoch nie eindeutig kommuniziert worden. Aus Annahmen wurde vermeintliches Wissen.
Ein weiterer wichtiger Punkt war die Betrachtung sogenannter Negativprozesse. Das Unternehmen wusste sehr genau, was passiert, wenn ein Kunde den nächsten Schritt geht. Kaum dokumentiert war dagegen, was passiert, wenn der Kunde eben nicht reagiert. Genau diese Situationen verursachen später häufig Verzögerungen, Medienbrüche oder unnötige manuelle Arbeit.
Zusätzlich wurde deutlich, dass Informationen und Dokumente an vielen unterschiedlichen Stellen gespeichert werden. Für klassische Arbeitsweisen funktioniert das häufig ausreichend. Für den Einsatz von KI stellt eine unklare Datenstruktur jedoch ein erhebliches Hindernis dar.
Projektziele
- Alle relevanten Geschäftsprozesse transparent darstellen.
- Automatisierungspotenziale sichtbar machen.
- Zeit- und Kostenpotenziale messbar berechnen.
- Eine belastbare Grundlage für zukünftige KI-Projekte schaffen.
Lösungskonzept
Gemeinsames Flussdiagramm
Alle Prozesse wurden Schritt für Schritt gemeinsam visualisiert. Dadurch entstand erstmals ein vollständiges Bild der tatsächlichen Arbeitsabläufe.
Daten als strategischer Vorteil
Im Workshop wurde deutlich, dass Daten die Grundlage jeder erfolgreichen KI sind. Besonders Gespräche mit Kunden enthalten enorme Mengen an Wissen, das häufig verloren geht. Durch Transkriptionssoftware können diese Informationen digitalisiert und langfristig nutzbar gemacht werden.
In Kombination mit einem strukturierten Wissensspeicher wie einem Obsidian Vault entsteht Schritt für Schritt ein unternehmensweites Second Brain, das Wissen dauerhaft verfügbar macht und zukünftige KI-Anwendungen erheblich verbessert.
Priorisierung nach Nutzen
Nicht jedes Problem muss sofort automatisiert werden. Mithilfe des Flussdiagramms lassen sich Make-or-Buy-Entscheidungen treffen und Potenziale nach Aufwand und Nutzen priorisieren.
Umsetzung
1. Gemeinsame Aufnahme der wichtigsten Geschäftsprozesse.
2. Identifikation von Annahmen, Wissenslücken und fehlenden Prozessschritten.
3. Bewertung der Datenqualität und Dokumentationsstruktur.
4. Berechnung möglicher Zeitpotenziale für Automatisierungen.
5. Hausaufgabe: Das Flussdiagramm wird in den kommenden vier Wochen gemeinsam mit den Mitarbeitenden kritisch überprüft und ergänzt.
6. Anschließend erfolgt die Priorisierung schneller und kostengünstiger Optimierungen.
Ergebnisse
Bereits einen Tag nach dem Workshop meldete sich der Kunde telefonisch zurück. Besonders wertvoll war die Erkenntnis, dass er seine eigene Organisation in vielen Details deutlich weniger gut kannte als angenommen.
Durch das Flussdiagramm können zukünftige Automatisierungen erstmals wirtschaftlich bewertet werden. Wird ein Prozess beispielsweise fünfmal täglich durchgeführt und spart eine Automatisierung pro Vorgang eine Stunde ein, lassen sich daraus unmittelbar Zeit- und Kosteneffekte für Woche, Monat und Jahr berechnen.
Darüber hinaus dient die Dokumentation künftig als gemeinsame Sprache zwischen Fachabteilungen, Datenschutz, Compliance, externen Dienstleistern und Softwareanbietern.
Veränderung im Alltag
Vorher
- Viele Annahmen statt dokumentierter Prozesse.
- Unklare Datenspeicherung.
- Keine Priorisierung von Automatisierungspotenzialen.
- Wenig Transparenz über tatsächliche Abläufe.
Nachher
- Gemeinsames Prozessverständnis.
- Klare Grundlage für KI-Projekte.
- Messbare Wirtschaftlichkeit von Automatisierungen.
- Schrittweise Digitalisierung mit geringem Risiko.
Kundenstimme
„Ich hatte während des Workshops viele Aha-Momente. Besonders überrascht hat mich, dass ich viele Abläufe meiner eigenen Organisation anders eingeschätzt hatte. Auch Stunden nach dem Termin gingen mir noch zahlreiche Gedanken durch den Kopf.“
Learnings
Prozesse vor Technologie
Erst wenn Prozesse verstanden sind, lohnt sich der Einsatz von KI.
Kleine Schritte gewinnen
Schnelle, kostengünstige Verbesserungen schaffen Vertrauen und reduzieren Risiken.
Perspektiven verbinden
Die Adlerperspektive der Geschäftsführung und die Pinguinperspektive der Mitarbeitenden ergänzen sich und ergeben gemeinsam ein vollständiges Bild.
FAQ
Warum ist ein Flussdiagramm vor einem KI-Projekt sinnvoll?
Weil erst dadurch sichtbar wird, welche Prozesse tatsächlich stattfinden und wo das größte Automatisierungspotenzial liegt.
Warum sind Unternehmensdaten so wichtig?
KI kann nur mit den Informationen arbeiten, die vorhanden sind. Strukturierte Daten und dokumentiertes Wissen sind deshalb einer der größten Wettbewerbsvorteile.
Warum beginnt die Zusammenarbeit mit kleinen Projekten?
Kleine Optimierungen liefern schnelle Erfolge, schaffen Vertrauen und ermöglichen anschließend größere Digitalisierungsprojekte mit deutlich geringerem Risiko.
Abschluss
Der Workshop bildete den Startpunkt einer langfristigen Zusammenarbeit. In den kommenden Wochen wird das Flussdiagramm gemeinsam mit den Mitarbeitenden erweitert. Erfahrungsgemäß kommen dadurch weitere 30 bis 40 Prozent an Prozesswissen hinzu.
Im nächsten Schritt werden die identifizierten Potenziale bewertet und zunächst die Maßnahmen umgesetzt, die sich schnell, kostengünstig und mit geringem Risiko realisieren lassen. So entsteht eine stabile Grundlage für nachhaltige Digitalisierung, erfolgreiche KI-Projekte und langfristige Zeitersparnis.
Vielen Dank für das Vertrauen und die angenehme Zusammenarbeit. Mit der Einführung von Meister Telefon, der strukturierten Prozessanalyse und dem Aufbau eines langfristigen Wissensmanagements rund um den Obsidian Vault ist die Basis geschaffen, um in den kommenden Monaten und Jahren kontinuierlich Mehrwert zu schaffen.
