KI-Telefonassistent für ein Autohaus mit mehreren Filialen

Fallstudie KI-Telefonassistent

Digitale Telefonannahme für ein Autohaus mit mehreren Standorten

Durch den Einsatz einer intelligenten Telefon-KI wurden verlorene Anrufe vollständig eliminiert, interne Prozesse automatisiert und Service- sowie Verkaufsanfragen direkt an die richtigen Abteilungen übergeben.

Projektprofil

Branche

Automobilhandel

Unternehmensstruktur

Mehrere Filialen

Projektumfang

Telefon-KI & Prozessautomatisierung

Ergebnis

0 % verlorene Anrufe

Ausgangslage

Im Autohaus arbeiteten zwei Mitarbeiterinnen gleichzeitig am Kundenschalter und an der telefonischen Erreichbarkeit. Während sich Kunden direkt vor Ort beraten lassen wollten, klingelte parallel dauerhaft das Telefon.

Dadurch entstand ein permanenter Zielkonflikt: Entweder mussten die Kunden im Autohaus warten oder die eingehenden Anrufe blieben unbeantwortet. Bereits vor der Einführung der KI gingen regelmäßig Beschwerden ein, weil Anrufer niemanden erreichen konnten.

Zusätzlich mussten Voicemails einzeln abgehört, manuell dokumentiert und intern weitergeleitet werden. Informationen gingen dabei teilweise verloren oder wurden verzögert bearbeitet.

Projektziele

Ziel war die vollständige Digitalisierung der telefonischen Erstannahme, ohne dabei den persönlichen Service im Autohaus zu beeinträchtigen.

Anrufe zuverlässig entgegennehmen und vorsortieren
Verkauf, Service und Werkstatt automatisch entlasten
Terminbuchungen ohne menschliche Unterstützung ermöglichen
Informationsverluste und unbearbeitete Anrufe eliminieren

Lösungskonzept

Intelligente Anrufsteuerung

Die KI erkennt automatisch die zuständige Filiale und analysiert anschließend das Anliegen des Anrufers. Verkaufs-, Service- und allgemeine Anfragen werden direkt korrekt eingeordnet.

Automatische Terminvergabe

Die Telefon-KI wurde mit dem Werkstattkalender verbunden. Kunden können nun eigenständig Termine für Radwechsel oder Inspektionen buchen – vollständig automatisiert und ohne Wartezeit.

Digitale Dokumentation

Nach jedem Gespräch wird automatisch eine strukturierte E-Mail inklusive Gesprächsprotokoll, Anliegen, Fahrzeugdaten, Kennzeichen und Dringlichkeit an die zuständige Abteilung versendet.

Umsetzung

1. Analyse der Telefonprozesse
Erfassung der bestehenden Abläufe, typischen Anfragen und internen Weiterleitungen.

2. Aufbau der KI-Telefonstruktur
Einrichtung der Filiallogik sowie automatischer Gesprächsführung für verschiedene Anliegen.

3. Integration interner Systeme
Verbindung mit Werkstattkalendern, Fahrzeugdatenbanken und E-Mail-Prozessen.

4. Automatisierung der Weiterleitung
Dynamische Zuordnung von Verkaufs- und Serviceanfragen an die zuständigen Teams.

5. Livebetrieb & Optimierung
Laufende Verbesserung der Gesprächsqualität und Feinjustierung der Terminlogik.

Ergebnisse

0 %

Verlorene Anrufe

100 %

Digitale Gesprächsdokumentation

1 Anruf

Bis zur Terminbuchung

30 % → 0 %

Offene Rückstände

Die größte Veränderung bestand darin, dass keine Anrufe mehr unbeantwortet bleiben. Zuvor gingen rund 30 % aller Anfragen verloren oder wurden verspätet bearbeitet.

Durch die automatische Erkennung von Anliegen, die intelligente Weiterleitung und die direkte Terminvergabe konnte der gesamte Telefonprozess massiv beschleunigt werden.

Gleichzeitig wurden interne Abläufe standardisiert und vollständig digital dokumentiert. Dadurch stehen alle relevanten Informationen sofort strukturiert zur Verfügung – ohne handschriftliche Notizen oder verlorene Informationen.

Veränderung im Alltag

Vorher

Dauerhafte Unterbrechungen am Kundenschalter
Unbeantwortete Anrufe und Beschwerden
Manuelle Notizen und verlorene Informationen
Voicemails mussten einzeln abgehört werden
Keine automatische Terminbuchung

Nachher

Telefonische Erstannahme vollständig automatisiert
Keine verlorenen Anrufe mehr
Direkte Zuordnung an Verkauf oder Service
Automatische Werkstatt-Terminvergabe
Digitale Protokolle mit allen relevanten Daten

Kundenstimme

„Unsere Mitarbeiter können sich endlich vollständig auf die Kunden vor Ort konzentrieren, ohne dass dabei Anrufe verloren gehen.“

Leitung Kundenservice

Learnings

KI ersetzt keine Beratung

Die KI übernimmt repetitive Aufgaben und schafft mehr Zeit für persönliche Gespräche vor Ort.

Automatisierung reduziert Fehler

Durch strukturierte Datenerfassung gehen keine Informationen mehr verloren.

Erreichbarkeit wird zum Wettbewerbsvorteil

Schnelle telefonische Reaktionen steigern Kundenzufriedenheit und Vertrauen nachhaltig.

FAQ

Kann eine Telefon-KI Werkstatttermine automatisch buchen?

Ja. Durch die Integration des Werkstattkalenders können Kunden Termine direkt telefonisch mit der KI vereinbaren.

Wie funktioniert die Weiterleitung von Verkaufsanfragen?

Die KI erkennt das Anliegen automatisch und sendet strukturierte Informationen direkt an die zuständige Verkaufsabteilung.

Welche Vorteile bringt eine KI-Telefonannahme im Autohaus?

Weniger verlorene Anrufe, schnellere Bearbeitung, automatische Terminvergabe und eine deutlich bessere Erreichbarkeit.

Moderne Telefonprozesse ohne verlorene Anrufe

KI-Telefonassistenten ermöglichen eine dauerhaft erreichbare Kundenkommunikation, automatisieren interne Abläufe und entlasten Teams im Tagesgeschäft spürbar.

Ausgezeichnet

Basierend auf 173 Bewertungen

Axel Golm

in der letzten Woche

Als Firma Golm Haustechnik hatten wir das Vergnügen, an einem persönlichen Workshop mit Martin Jäger zum Thema Automatisierung und Künstliche Intelligenz teilzunehmen. Der Workshop war hervorragend vorbereitet, praxisnah und individuell auf unser Unternehmen abgestimmt. Wir konnten viele konkrete Ansätze und Ideen mitnehmen, die sich direkt in unseren Betriebsalltag integrieren lassen. Vielen Dank für die kompetente Beratung – wir können Martin Jäger uneingeschränkt weiterempfehlen.

Christian Zils

vor einer Woche

Ich hatte die Gelegenheit, am KI-Roundtable von Martin Jäger teilzunehmen und kann die Veranstaltung uneingeschränkt empfehlen. Der Vortrag war praxisnah, verständlich und hat viele Denkanstöße gegeben. Besonders beeindruckt hat mich jedoch, dass der Abend nicht mit dem Vortrag endete. Beim anschließenden Networking entstanden intensive Gespräche mit Menschen aus ganz unterschiedlichen Branchen, die alle eines gemeinsam hatten: den Wunsch, Künstliche Intelligenz sinnvoll in ihrem beruflichen Umfeld einzusetzen. Genau dieser offene Austausch war für mich ein echter Mehrwert. Es ging nicht um theoretische Zukunftsszenarien, sondern um konkrete Erfahrungen, ehrliche Fragen und unterschiedliche Perspektiven. Vielen Dank an Martin für die hervorragende Organisation, die angenehme Atmosphäre und einen Abend, der mich zum Nachdenken angeregt hat. Ich freue mich schon auf die nächste Veranstaltung.

Stephan B

vor 2 Wochen

Die Zusammenarbeit mit Martin macht Spaß!

Olaf Protz

Gerade über creative Partner ein Webinar gehabt. Viel Input welches einem weiter bringt. Und man muß sagen fachlich extrem kompetent. Immer wieder gern.